【产品星人成长记】01 邮件的艺术

墨菲,有着一张萝莉的脸,和一颗产品星人的心。

你若要问,什么是产品星人呢?他们是这样一种人,从事互联网行业的产品职位,简称PM(Product Manager)。

他们对细节挑剔,甚至到强迫症的地步。PPT里各个控件必须对齐,否则就没有办法继续做下一页。

他们眼里从来没有完美,总是对身边的产品设计品头论足。甚至看完电影,也要重新设计选票系统的面板。

他们对用户需求和用户体验极其敏感,会在地铁里讨论外门和内门哪个先开对用户行为造成的影响。

没错,墨菲就是这样的一类星人。大四这年,她来到一家互联网公司实习,开始她的PM生涯。

墨菲的汇报上级是六度姐,犀利直率,雷厉风行。六度姐也是当初招她进来的面试官,当时微笑着抛出一系列问题,抓住墨菲回答疏漏的地方不放,无限追问质疑到底。几个回合下来,面试结束,墨菲才发现自己已经口干舌燥一身冷汗。

六度姐指派了薛雨轩作墨菲的导师,带着她来做一个迭代中的项目,薛宇轩和墨菲同岁,却比她早一年入职场,很爱笑,笑起来浓浓的眉毛一抖一抖的,到哪里都能很快和人打成一片,计算机专业出身,和开发沟通起来也毫无障碍。

墨菲入职后,第一件事就是配置好Outlook的公司邮箱,隔天发现,依然被各种读不懂的邮件围攻,有通知软件bug的,有项目进度汇报的,让她眼花缭乱,都不知道该从哪一封看起了。偏偏,她又是个文件夹控,她想,应该有办法为邮件归类的吧,搜了一下,果然可以,并且Outlook的分类规则非常强大,可以为发件人归类、收件人归类、邮件中包含的主题归类等等,一番处理之后,邮箱果然清爽了许多。浏览邮件,也能有的放矢了。

过了几天,薛雨轩和墨菲说,“你的邮件标题写的有点差,‘请协助增加官网入口’。”

墨菲贫了句,“是不是要前面加个高富帅看过来,你就能注意到了。”

薛雨轩没搭她这茬,接着说,“标题应该一眼就知道内容,A应用增加手机官网入口,最好前面加个中括号前缀,表示项目,比如【Appse】。你要站在对方的角度去想,怎么写标题才能一眼看明白。请协助增加官网入口,这个我一看都不知道哪个产品线的,增加手机还是Web的官网入口。”

墨菲这才发现,这事还真没考虑周全,翻出了新人文档,《写Email的六项注意》,重新读了一遍。

1. 标题
(1)首先邮件一定要有标题,但也不要太长,一般不超过16字。
(2)标题要表达本email的主要意图。
(3)标题可以加称呼,以引起收信人的注意。
(4)举例,“提请OP注意,JXQ一期的服务器即将搬迁”是一个好的标题,而要进行同样的事情,“JXQ一期的服务器列表”就是一个效果不好的标题。

2. 上款
(1)自己发起的邮件,应该明白写好上款,以便对方明确地意识到“自己有细看这个邮件的责任”,也让不需要细看该邮件的收件人能够一目了然。
(2)上款宜直接称呼对方的名字,这样非常明确,不容易被错过。如果有几个人,宜逐个都称呼到,如“Robin、旭阳、William,各位好,现有关于XXX的方案需要你们审核….”。
(3)如果人数比较多、无法逐个称呼名字,也要设法归纳出一个上款,如“程序中用到Link域的同事,请注意,Spider计划调整该域的存储格式…”,又如,“HR负责员工关怀的同事,你们好,有件事情需要请问一下…”
(4)一个email中给多个人分别交待事情,应该分成多段,每段分别写明上款。

3. 时间点
(1)要求对方做事的,须写明希望的时间点,风格应该明确但不生硬。比如这样写,“这件工作需要在15日下班前完成,如果你觉得这个时间有问题,请今天回信或来电话我们商量”。这样,既明确了时间点,又给对方留了余地,对方既感觉比较舒服,而如果他不反驳就意味着他接受了这个时间点。
(2)对方要求自己做事的,如果他没有写时间点,自己应该在回信中给出完成时间点。

4. 抄送
(1)跨部门、跨组的合作事宜,要抄送双方直接经理,因为每个人的工作需要其经理安排或知情,某些任务还需要将原有的工作打断或让步,因此,在经理不知情的情况下安排的工作无法保证时间分配。
(2)在拿不准是否应该抄送经理时,一律抄送。不用担心打扰经理,看email本来就是经理的工作内容之一。
(3)同理,如果其他部门的人给你写的email没有抄送经理,你可以不予安排而直接打回,请他再发送并抄给双方的经理。

5. 当面或电话沟通过,邮件中再次确认
(1)如果事先已当面或电话沟通过,也要在邮件中写明意图、结论、分工、时间点等等,不能因为“都说过了”就省事不写了。因为邮件是一种成文的记录,通过邮件确认可以避免歧义、并予以强调。
(2)同样,如果已经当面或电话沟通过,还一定要在邮件中写清楚我们“已经直接沟通过了”。因为,邮件抄送人中还有别人,包括经理,他们都可能怀疑“这件事光靠邮件能说得清楚吗?”,这时你应该清晰地告诉大家“我们已经当面讨论过了”,这样大家就都放心了。

6. 突出重点
(1)Email中安排的时间点,要通过加粗、飘红、飘蓝等方式来突出显示。
(2)任务安排中的人名要突出显示,以便引起足够的注意。
(3)多段中提到不同的收件人时,每个收件人人要突出显示。
(4)另一方面,一个MAIL通常不会有多个重点,把你真正要强调的信息标识出来即可,不要乱用突出显示,避免email写得过于花哨。感叹号也要谨慎使用,太多的感叹号会让人觉得发邮件的人很不专业。

读过后,墨菲直呼受用,但她觉得作为经常与其他星人沟通的PM,还要补充一条,“跨部门或跨组沟通时,在发邮件之前要先和对方当面或电话沟通,确认过实现方式、时间点之后,再发邮件跟进。”

毕竟,邮件只是沟通的工具,各类星人修炼好沟通内功才能打进下一关啊。

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